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A transformação digital das relações entre empresas e Previdência Social acaba de ganhar um novo capítulo. A partir de 15 de maio de 2026, entra em funcionamento o sistema “INSS Empresa”, plataforma criada pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) para permitir que empregadores acompanhem, em tempo real, os afastamentos previdenciários de seus empregados.

Instituído pela Portaria DTI/DIRBEN/INSS nº 156, 28 de abril de 2026, o sistema substituirá o antigo Conadem (Consulta Auxílio-Doença por Empresas), trazendo uma proposta mais moderna, integrada e alinhada às exigências atuais de governança, compliance e proteção de dados.

A novidade representa um avanço importante para departamentos de RH, escritórios contábeis e áreas jurídicas empresariais, especialmente diante do crescimento das discussões envolvendo afastamentos previdenciários, retorno ao trabalho, estabilidade acidentária e gestão de riscos ocupacionais. 

O que é o INSS Empresa?

O INSS Empresa será o canal oficial para consulta de informações sobre afastamentos e benefícios previdenciários dos empregados durante a vigência do vínculo empregatício.

Na prática, a ferramenta permitirá que as empresas acompanhem diretamente informações relacionadas a benefícios por incapacidade, sem necessidade de comparecimento presencial ou intermediação de outros órgãos.

O objetivo declarado do INSS é modernizar o acesso às informações previdenciárias, proporcionar maior agilidade administrativa e garantir mais segurança no tratamento de dados sensíveis, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Principais informações disponíveis

O novo sistema disponibilizará às empresas uma série de dados relevantes sobre os benefícios previdenciários dos empregados, incluindo:

- espécie do benefício;

- número do benefício;

- datas de requerimento;

- data de início do afastamento;

- data da concessão;

- data da cessação do benefício;

- situação atual do benefício;

- informações sobre perícia médica;

- existência de nexo técnico previdenciário, quando aplicável.

Além disso, a plataforma permitirá consultas sobre:

- benefício por incapacidade temporária (antigo auxílio-doença);

- auxílio-acidente;

- aposentadoria por incapacidade permanente;

- pensão por morte acidentária.

Outro diferencial relevante é a ampliação do histórico disponível. Enquanto o sistema anterior limitava as consultas aos últimos 18 meses, o INSS Empresa disponibilizará dados desde janeiro de 2019.

 Acesso ao sistema: atenção ao certificado digital

O acesso será realizado exclusivamente pelo sistema INSS Empresa. Para utilização da plataforma, será obrigatória autenticação via conta Gov.br com certificado digital vinculado ao CNPJ da empresa.

A portaria também prevê a possibilidade de delegação de acesso a terceiros, como escritórios de contabilidade, profissionais de RH ou procuradores da empresa. Nesses casos, o acesso ocorrerá mediante autenticação pela conta Gov.br do representante autorizado, com nível de confiabilidade prata ou ouro.

Impactos práticos para as empresas

A nova plataforma tende a gerar impactos relevantes na rotina empresarial, principalmente na gestão dos afastamentos previdenciários e no controle das obrigações trabalhistas.

Atualmente, muitas empresas enfrentam dificuldades em obter informações atualizadas sobre concessões, prorrogações ou cessação de benefícios previdenciários, o que frequentemente gera insegurança quanto:

- ao retorno do empregado ao trabalho;

- ao pagamento correto dos primeiros 15 dias de afastamento;

- à necessidade de encaminhamento ao médico do trabalho;

- ao controle de estabilidade provisória;

- à atualização do eSocial;

- à gestão de folha de pagamento.

Com o acesso em tempo real às informações previdenciárias, espera-se maior previsibilidade e redução de falhas operacionais.

A medida também pode auxiliar na prevenção de situações bastante recorrentes na Justiça do Trabalho, como:

- alegações de limbo previdenciário;

- discussões sobre retorno ao trabalho sem alta previdenciária;

- controvérsias sobre estabilidade acidentária;

- pagamentos indevidos durante afastamentos;

- inconsistências entre dados do INSS e registros internos da empresa. 

Reflexos na gestão de SST e compliance trabalhista

O lançamento do INSS Empresa ocorre em um momento de crescente fortalecimento das políticas de gestão de riscos ocupacionais e saúde mental no trabalho, especialmente após as recentes movimentações relacionadas à NR-1 e ao Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO).

Nesse contexto, o novo sistema poderá se tornar uma importante ferramenta estratégica para monitoramento de afastamentos recorrentes, identificação de riscos ocupacionais, acompanhamento de nexo técnico previdenciário, gestão de indicadores de absenteísmo e fortalecimento de programas de compliance trabalhista e previdenciário.

Além disso, a integração de informações previdenciárias tende a facilitar auditorias internas e a elaboração de estratégias preventivas voltadas à redução de passivos trabalhistas. 

Atenção à LGPD e aos dados sensíveis

Embora a plataforma tenha sido criada justamente com o objetivo de aumentar a segurança no tratamento de informações previdenciárias, o uso do sistema exigirá atenção redobrada das empresas quanto à proteção de dados pessoais sensíveis.

As informações relacionadas à saúde do trabalhador possuem proteção especial pela LGPD, o que impõe às empresas a necessidade de restringir acessos internos, estabelecer políticas de confidencialidade, registrar autorizações e delegações, limitar o compartilhamento de informações e garantir armazenamento seguro dos dados consultados.

A utilização inadequada dessas informações poderá gerar riscos trabalhistas, previdenciários e até mesmo responsabilização civil.

Avanço importante na relação entre empresas e Previdência

A criação do INSS Empresa demonstra um movimento claro de digitalização e modernização da gestão previdenciária no Brasil.

A possibilidade de acesso rápido e atualizado às informações dos afastamentos representa um avanço significativo para empresas que dependem de gestão eficiente de pessoal e conformidade regulatória.

Contudo, mais do que uma ferramenta operacional, o sistema exigirá das empresas maturidade em governança de dados, integração entre RH, SST e jurídico, além de atualização constante dos processos internos.

A tendência é que o INSS Empresa se torne, nos próximos anos, um instrumento essencial para a gestão estratégica de pessoas e para a redução de riscos trabalhistas e previdenciários.

A Portaria DTI/DIRBEN/INSS nº 156/2026 entrará em vigor em 15 de maio de 2026 ( https://www.in.gov.br/web/dou/-/portaria-dti/dirben/inss-n-156-de-28-de-abril-de-2026-703477073)

Daniela Baum - Advogada
Consultora trabalhista e integrante do Comitê Jurídico da ACI-NH/CB/EV/DI/IV
Baum Advocacia & Consultoria Empresarial