Ser menos ocupado requer gestão do tempo e foco. Para ser mais produtivo, é preciso capacidade, talento, recursos e entregas
Ser menos ocupada e mais produtiva é um objetivo que a grande maioria das pessoas busca alcançar em tempos em que informações são geradas a uma velocidade impressionante.
“O tempo é igual para todos, mas temos a sensação de que ele está passando cada vez mais rápido e não é suficiente para realizarmos tudo o que precisamos, o que causa ansiedade e depressão”, afirma a consultora de pessoas Vivian Schell, palestrante do webinar realizado nesta sexta-feira, 06, com o patrocínio de Eccel Restaurantes Empresariais, Sicoob MaxiCrédito e Unimed Vale do Sinos e a mediação de Reny Lúcia Finger, integrante do Comitê Regional de Recursos Humanos (CRERH).
Para ser menos ocupado, Vivian diz que é preciso gerir o tempo e ter foco. Isso significa, segundo ela, saber quais são os objetivos que se quer atingir, conhecer o que traz retorno para o negócio e a profissão, ter propósito, saber no que vale a penas colocar energia e ter claros os resultados que se espera obter. Ou, ainda, identificar o que nos distrai e tira nosso foco, com o que se perde tempo, quais interrupções devem ser eliminadas, quais ‘nãos’ se precisa falar, quais tarefas não possuem tanto valor ou resultado e em que se pode colocar menos energia e quais reuniões podem virar ligações.
“Quando não se tem clareza dos objetivos, perde-se nos movimentos”, afirma. Vivian enfatiza que objetivos são diferentes de metas. Objetivo é a descrição qualitativa daquilo que se quer atingir, enquanto meta descreve como iremos medir o progresso e o atingimento do objetivo.
Para atingir objetivos e metas, há diversas metodologias disponíveis, como a denominada de Smart, resultado da união das iniciais de específico (aumentar a venda dos lançamentos e dos demais produtos), mensurável (lançamentos em 20%. Demais produtos, em 10%), atingível (retomar contato com clientes inativos e manter contato a cada dois meses), relevante (como o aumento de vendas vai impactar no atingimento dos objetivos estratégicos do negócio) e temporal (no segundo semestre deste ano).
Para ser mais produtivo (obter alta produtividade), é preciso, além de gestão do tempo e foco, unir capacidade/talento, recursos e entregas. “Alta performance é o seu talento sendo utilizado com todo o potencial. Viver em alta performance é viver em equilíbrio”, afirma Vivian. Os recursos para obter alta performance são equipe, autoconhecimento, conhecimento, softwares e outros usados em equilíbrio.
A liderança exerce papel importante para a alta produtividade de uma equipe ou empresa. O líder deve potencializar a equipe, isto é, envolvê-la mais nas atividades e funções. “Quem sabe envolver as pessoas tem resultados melhores”, diz Vivian. Envolver significa conhecer os talentos de cada um da equipe, de que forma eles podem usar mais esses talentos, de que forma eles contribuem para os resultados e quais tarefas estão fazendo que podem ser eliminadas.
Vibes positivas
Manter um clima positivo também contribui para a alta produtividade. Estudos, conforme a palestrante, mostram que trabalhadores positivos e engajados cometem 60% menos erros, vendem 56% mais, têm 49% menos acidentes e faltam 67% menos. No dia a dia, o líder precisa dar feedbacks aos seus liderados, mas fazer isso de maneira a produzir os resultados desejados.
É indicado focar sempre naquilo que as pessoas fazem de melhor e, quando necessário tratar de atitudes inadequadas ou erros, a forma correta de proceder é oferecendo apoio e mecanismos para a melhoria. “Para cada experiência negativa, são necessárias três positivas para neutralizar e seis para motivar. Por isso, as imperfeições precisam ser tratadas de forma adequada”, destaca.
Sugestões da palestrante
> Elogie diariamente a sua equipe
> Delegue – Isso possibilita manter o foco nos seus talentos e gera motivação e engajamento para a equipe
> Liste atividades importantes e determine prioridades
> Liste competências, habilidades, conhecimentos e recursos necessários para cada tarefa
> Identifique quem possui o item 2
> Defina o resultado esperado e alinhe a tarefa com a pessoa, mostrando que ela possui as competências necessárias
> Construa um plano de ação, estabelecendo prazos e parâmetros
> Acompanhe o desenvolvimento
> Dê feedbacks ao longo da atividade
Tríade do tempo
Conforme Vivian Schell, outra metodologia para obter alta produtividade é a chamada Tríade do tempo, que consistem em classificar as atividades em três níveis:
Importantes – Atividades relevantes na sua vida e para o seu objetivo. Trazem resultado a curto, médio e longo prazo.
Urgentes - Atividades para as quais o tempo está curto ou se esgotou. Causam pressão e estresse.
Circunstanciais - Tarefas feitas por comodidade ou por serem socialmente apropriadas.
Patrocinadores:
Eccel Restaurantes Empresariais, Sicoob MaxiCrédito e Unimed Vale do Sinos
