Especialista indica ações para tornar reuniões mais produtivas
Reuniões são o caminho para fazer com que equipes gerem ideias mais inovadoras, analisem dados de forma mais coerente, sejam mais disciplinadas com planos de ação e contribuam com a redução de custos, mas é necessário mudar o perfil que elas têm atualmente. “Reuniões, hoje, sugam tempo, dinheiro, motivação, criatividade, produtividade e saúde mental”, alerta Thais Reali, idealizadora da Reali Hub for Innovation e do Reuniões Produtivas, de Porto Alegre.
A palestrante do webinar que a ACI realizou nesta quarta-feira, 16, com mediação de Rose Goetz, integrante do Comitê de Governança e Sustentabilidade, e patrocínio de Sicredi Pioneira, destaca que o custo elevado de uma reunião semanal com oito pessoas (salários diretos), por exemplo, impôe a adoção de medidas para torná-la mais produtiva e, antes, analisar se, efetivamente, ela precisa ser realizada e quem deve participar.
Thais enfatiza que é possível obter o mesmo resultado evitando o excesso de reuniões e recomenda ao anfitrião (gestor) fazer perguntas e tentar respondê-las, tais como o assunto faz parte do meu escopo e de minha responsabilidade e posso resolvê-lo sozinho? ou, caso precise de mais pessoas para solucionar a questão, seria possível fazer de forma assíncrona, isto é, com o receptor da mensagem respondendo no seu tempo, por e-mail e whastapp, por exemplo, e não de forma simultânea, por telefone ou conversa presencial.
Para ganhar tempo e obter melhores resultados, Thaís sugere usar o digital ao seu favor, como ferramentais visuais de comunicação, colaboração e gestão de arquivos compartilhados. “Quando mais centralizado é o processo de planejamento e execução de uma reunião, menor é a produtividade e maior é o tempo. Já quando o processo é distribuído, maior é a produtividade, especialmente com o uso de apps de gestão é métodos ágeis”, justifica.
Reunião, para a palestrante, deve ser usada para aquilo em que ela realmente agrega valor e, como afirma Greg Mac Keown no livro Essencialismo, 'dizer sim a uma oportunidade significa dizer não a várias outras', por isso a opção por uma ou outra deve ser tomada após uma boa reflexão. “Saia do automático e diga não a reuniões ou dê um sim consciente”, acrescenta.
Potencializar resultados
Uma reunião começa muito antes da sua hora marcada. Logo, exige preparação criteriosa (design), condução metodológica, tecnológica e comportamental (flow) e excelência no acompanhamento (follow). Estes cuidados evitam erros comuns, como improviso (falta de planejamento dos responsáveis), falta de critério na seleção dos participantes, falta de clareza nos objetivos e metas, desperdício de tempo, desvios de discussão para assuntos desconexos e monólogos e diálogos sem espaço para os demais participantes.
Passos da preparação
Conforme Thaís, cada hora de reunião reflete em, pelo menos, três horas na agenda dos participantes. Por isso, alguns passos importantes do processo de preparação devem ser seguidos para que a reunião dure o menor tempo e tenha o melhor resultado possível, como elaborar o convite, definir os participantes, elaborar materiais e pré-work e definir o tipo de reunião, que pode ser de áreas, acompanhamento de projetos, geração de ideais de prototipagem, estratégica e venda de ideias.
Na condução da reunião, a dinâmica, os acordos, o check-in, a co-criação, os combinados e o check-out devem ser anotados por um responsável (ou mais de um) utilizando as opções de tecnologia & design thinking existentes. “Nem só de ata vive uma reunião. As ferramentas visuais e digitais são um meio e também um fim, pois evitam que o cérebro se desligue ao ficar chateado com o conteúdo ou a dinâmica de uma reunião”, conclui.
Patrocinador do webinar – Sicredi Pioneira
Texto postado por GBM Comunicação
