Gestão do Tempo: 3 ferramentas que vão aumentar a produtividade do seu time
A gestão do tempo é um grande desafio a ser vencido, e a maioria dos empresários sabe disso, pois se há uma máxima verdadeira é a que diz “tempo é dinheiro”. Então, é preciso aceitar esse desafio se você quer que sua empresa seja bem-sucedida.
Neste post, vamos analisar três ferramentas de gestão do tempo que vão manter a produtividade do seu time sempre alta. Não deixe de ler!
Organização é a chave para a gestão do tempo
Antes de pensar em utilizar ferramentas para gerenciar o tempo do seu time, é preciso organizar a casa, em um sentindo bem amplo.
A organização de arquivos físicos e virtuais e das estações de trabalho permite a economia de tempo, pois facilita as atividades dos colaboradores: há certa dispersão quando é preciso parar as atividades para procurar algum documento importante perdido.
Além disso, demandas arranjadas adequadamente, segundo alguns critérios que veremos adiante, ajudam a alcançar a excelência nos processos, evitando-se retrabalho e consequente perda de tempo.
Ferramentas para aumentar a produtividade
Toda ferramenta que ajude a sistematizar os processos, aumentando a produtividade, gera impactos positivos na gestão do tempo da sua empresa. Listamos, a seguir, exemplos de metodologias que podem colaborar com essa tarefa. Acompanhe!
1. Getting things done (GTD)
Essa metodologia aumenta a produtividade ao organizar as tarefas. É importante, porém, diferenciar tarefa de projeto: a primeira se refere às atividades de curta duração; já o projeto se desmembra em várias tarefas a fim de tornar a sua execução mais fácil.
Assim, se você precisa elaborar um treinamento para sua equipe, tome isso como um projeto formado por pequenas tarefas.
Para colocar a GTD em prática, há cinco etapas que devem ser cumpridas.
Coleta: liste as tarefas diárias.
Processamento: avalie se há alguma tarefa que exija ação imediata.
Organização: ordene-as segundo prioridades e defina prazos.
Execução: fazer as tarefas sem interrupções.
Revisão: analisar as estratégias para melhorar o processo.
2. Matriz GUT
A matriz GUT (Gravidade-Urgência-Tendência) ajuda a priorizar a resolução de pendências segundo as seguintes variáveis:
gravidade: que problemas ocorrerão caso a pendência não seja solucionada?
urgência: até quando essa pendência pode ser resolvida?
tendência: essa pendência pode evoluir para um problema maior ou tende a regredir?
A análise desses três fatores permite criar uma lista de prioridades da seguinte forma:
listar todos os problemas ou pendências;
classificar esses problemas em uma escala de 1 a 5, em cada variável GUT;
escolher os principais e analisar seus pontos fracos;
estabelecer um plano de ação para eliminar ou mitigar tais problemas.
Essa organização permite gerenciar o tempo de forma eficaz, pois a equipe se dedicará a tarefas que produzirão efeito, em vez de gastarem esforços com problemas que, mais tarde, se demonstrarão sem solução.
3. Pomodoro
Esta é uma ferramenta largamente difundida e trata-se de uma solução para o gerenciamento de tempo, acima de tudo. O nome dela, inclusive, veio do timer em formato de tomate que seu criador utilizou ao desenvolvê-la.
Ao aplicar a técnica, chamamos cada bloco de tempo de 25 minutos de “pomodoro”. Esse tempo deve ser dedicado inteiramente a uma tarefa, sem interrupções. Ao final de cada pomodoro, há uma pausa de 5 minutos; e, ao completar quatro pomodoros, é feita uma pausa maior, de 30 minutos.
O método é especialmente eficaz para atividades que exigem atenção concentrada e, para utilizá-lo, há inúmeros aplicativos para fazer a contagem do tempo. Ou, se preferir ser mais fiel às origens, pode usar um timer clássico.
Além das soluções aqui apresentadas, sempre é possível analisar os recursos já utilizados na sua empresa e otimizar seu uso visando ao aumento da produtividade. O Google Drive, ao permitir que vários usuários editem um mesmo documento simultaneamente, por exemplo, pode ser usado para agilizar certos processos. É assim que se faz uma boa gestão do tempo!
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Fonte/Associado: Zant & Keseberg
