Melhoria dos processos de gestão elevou Exclusiva a um novo patamar
Redução do tempo de lançamento de notas fiscais no sistema, incremento na velocidade na execução de processos, obtenção de dados para medição da capacidade da equipe, incremento na fluidez na condução das assembleias em ambiente virtual e prestação de contas e ainda redução de 30% na finalização do demonstrativo de resultados dos condomínios administrados.
Os dados foram apresentados por Marcia Maria Treis, diretora da Exclusiva Assessoria em Gestão Condominial, durante webinar realizado nesta terça-feira, 09, com a mediação de Maria Cristina Bohnenberger, integrante do Comitê de Governança e Qualidade da ACI, e o patrocínio de Sicoob MaxiCrédito.
Marcia foi uma das participantes da edição de 2019 do curso Gestão para Desenvolvimento e Excelência (GDE), que capacita dirigentes para implantação de melhorias contínuas em empresas da região e terá nova edição (on-line) a partir de 12 de abril deste ano.
A Exclusiva, com sede em Novo Hamburgo, buscava, através das aulas presenciais e consultorias do GDE, capacitar-se para – entre outros objetivos – desenvolver um projeto de excelência no atendimento aos 54 condomínios que administra na região, especialmente na finalização dos respectivos demonstrativos de resultados mensais. O projeto de melhoria dos processos internos da empresa teve início em 2019 e foi impactado pela pandemia, que obrigou à formatação de um modelo de assembleias em ambiente virtual, hoje consolidado, e a outras iniciativas.
As mudanças envolveram toda a equipe (exclusivamente feminina) da empresa, contaram com a consultoria do Prof. Me Fabiano Nunes, um dos professores do GDE, e tinham como foco a eficiência no atendimento e respostas rápidas às necessidades dos condomínios em relação a aspectos legais, contratos, seguros, emissão de boletos e apresentação de resultados. Confira alguns dos fatores que foram decisivos para o sucesso.
Participação da equipe – O processo de melhoria liderado por Márcia e sua sócia, Gisele Marques Soares, envolveu toda a equipe, que desde o início pode dar sugestões, prática que hoje está plenamente consolidada e apresenta resultados positivos. No âmbito de gestão de pessoas, incluiu ações como criação de um organograma, elaboração da descrição de cargos, aquisição de novos equipamentos, ajustes nos postos de trabalho e realização de cursos internos e externos. A gestão de clientes e mercados, por sua vez, exigiu atualização permanente do site, ajuste no departamento de marketing para possibilitar utilização de um aplicativo, implantação da LGPD na empresa e em condomínios e avaliação da satisfação de clientes internos e externos.
Desapegar e delegar - Um dos maiores desafios pessoais enfrentados, segundo Marcia, é o que ela denomina de 'desapegar e delegar', isto é, a tomada de consciência de que a empresa não é apenas sua e envolve outras pessoas. Foi por isso que ela tomou a decisão de ir em busca de conhecimento e inscrever-se no GDE daquele ano, em que teve a oportunidade de compartilhar com o grupo os seus desafios e iniciar o processo de profissionalização da empresa, o que impactou a sua eficácia e sua eficiência
Depois, ao longo do processo de mudanças, outro desafio foi a necessidade de delegar funções à equipe e atuar em questões mais estratégicas. “Para uma pessoa centralizadora como eu era, não foi uma decisão fácil. Mas hoje estou muito satisfeita com os resultados que a equipe vem obtendo”, disse. Exemplo, segundo ela, foi a definição do modelo de assembleia em ambiente virtual, todo efetuado pela equipe e aprovado por Marcia e Gisele, a quem coube também a apresentação aos condomínios.
Melhoria contínua como diretriz - “Os resultados da Exclusiva foram construídos em conjunto e de forma sistêmica”, afirma o Prof. Me Fabiano Nunes. Para ele, a melhoria contínua deve ser uma diretriz da empresa e envolver a direção e todos os colaboradores. Requer disciplina, métodos, padronização e fluidez de processos, bem análise constante e foco em resultados. As pessoas, conforme Nunes, precisam ser capacitadas e ter seu desempenho medido. Com os indicadores gerados, pode-se realizar ajustes. “O que dá certo deve ser mantido. O que dá errado mostra como não fazer as coisas”, destacou.
Fluidez de processos - Cada integrante da equipe deve estar consciente de que não basta fazer a sua parte. Precisa fazer bem as suas funções e contribuir para que as etapas seguintes sejam efetuadas com qualidade, da forma correta e no tempo certo. É o que ele denomina de conexão entre as etapas, como ocorre numa linha de montagem. Processos precisam ser descritos, ter fluidez, agregar valor e gerar resultados positivos. “Para cada ambiente, há processos distintos e exclusivos, que podem ser descritos de forma simples e visual, mas que precisam ser constantemente revisados para diminuição do tempo, potencialização dos resultados e conquista de um estágio robusto”, explicou.
Variáveis – Ao final do webinar, o Prof. Me Fabiano Nunes afirmou que três variáveis são essenciais ao sucesso de um processo de melhoria contínua: humildade, disposição para aprender e persistência. “A gente não vai mudar de um dia para o outro. Leva-se de três a quatro anos para atingir um novo patamar”, finalizou.
